Vi är konstant utsatta för avbrott. Vi låter oss själva distraheras av alltifrån sociala medier till att kolla mejlen en gång till eller svara när det ringer. Mycket av den teknologi vi använder meddelar oss om vad som händer i världen. Världen utanför blir mer påträngande och får ta mer plats än vår egen värld och det vi just nu jobbar med.
Avbrott kan också vara planerade händelser. Du hade en lucka mellan 13 och 16 där du äntligen skulle kunna sitta och jobba koncentrerat, men hörde en kund av sig och du planerade in ett så blev ett möte inplanerat 14-15, så istället för tre härliga timmar i följd, blev det en timme där du passade på att kolla mejlen, en timmes möte, och en timme till att konstatera att du inte hinner något fokuserat arbete idag.
Problemet är att varje avbrott tar både tid och energi. Och bidrar till en känsla av otillfredsställelse. Och eftersom de allra flesta vill känna att de åstadkommer något, leder det också till att vi lätt tar oss ann små uppgifter istället för stora. Små uppgifter kan vara viktiga, men de kommer in för ofta tar de bort allt utrymme för det större och till slut jagar vi ständigt nya små uppgifter istället för att ta tag i det som verkligen betyder något.
En annan liknande problematik är att mycket av de uppgifter du gör som egenföretagare eller entreprenör, är väldigt "flytande". Det är inte helt självklart när det egentligen är klart. Man kan kan alltid förbättra lite till, utveckla lite mer, lägga till något ytterligare. Uppgiften växer och blir betydligt större än det var tänkt.
Lösningen är timeboxing
En box med tid helt enkelt.
Hur gör man det då? Kan finnas flera sätt, men här är de två mest centrala:
Blockera tid i kalendern. Ofta kan det handla om att blockera några timmar, eller en halvdag. Men det får gärna vara hela dagar eller till och med flera dagar i streck. Som med allt annat beror det förstås på exakt vad det är du ska göra. Ska du göra en djupdykning i ett underlag och en analys, kanske du behöver minst en hel dag. Ska du få klart en offert till en stor kund kanske det är en timme eller två. För att lyckas med en timebox räcker det förstås inte med att skriva det i kalendern. Du behöver också ha disciplinen att inte ändra din timebox eller lägger in något annat på den tiden. Och passa på att stänga av telefonen, annars blir du avbruten i alla fall.
Begränsa tiden för uppgiften. När en uppgift är stor, bred, spretig - begränsa till en timebox. Bestäm helt enkelt hur lång tid det får ta. "Förbättra presentationen inför torsdag" är ett exempel på en uppgift som kan vara svår att definiera mer exakt... presentationen känns inte riktigt klar, men det är svårt att veta riktigt vad du ska göra, förrän du faktiskt sitter med den. Samtidigt är det lätt hänt att det tar alldeles för mycket tid. Timeboxa jobbet: Bestäm att du ska lägga två timmar. Så istället för att påminna dig själv om att "förbättra presentationen", blir påminnelsen att "lägg två timmar på att jobba med presentationen". Samma tankesätt kan förstås tillämpas även på uppgifter som sträcker sig över flera dagar eller är uppdelade på olika moment.